Sprawa dotyczyła oceny prawidłowości doręczenia zastępczego decyzji organu I instancji, dokonanego w trybie art. 44 Kodeksu postępowania administracyjnego (k.p.a.). Organ odwoławczy, po stwierdzeniu uchybienia terminu do wniesienia odwołania, odmówił przywrócenia tego terminu, uznając doręczenie za skuteczne. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie uchylił postanowienie wydane w tym przedmiocie, a Naczelny Sąd Administracyjny oddalił skargę kasacyjną organu.

NSA wskazał, że instytucja doręczenia zastępczego przewidziana w art. 44 k.p.a. stanowi wyjątek od zasady doręczania pism do rąk adresata lub osób upoważnionych do odbioru korespondencji, wobec czego przepisy regulujące tryb doręczenia przez awizo muszą być wykładane i stosowane w sposób ścisły. Uchybienie jakiemukolwiek z wymogów tej procedury powoduje, że organ nie może skutecznie powołać się na fikcję prawną doręczenia, a brak zawiadomienia, o którym mowa w art. 44 § 2 k.p.a., lub wątpliwość, czy zostało ono dokonane, czyni doręczenie zastępcze bezskutecznym.

W tej sprawie wystąpiła istotna rozbieżność między dwoma dokumentami pochodzącymi od operatora pocztowego: wydrukiem z usługi Elektronicznego Potwierdzenia Odbioru (EPO), z którego wynikało dwukrotne awizowanie przesyłki, oraz adnotacjami poczynionymi przez listonosza na kopercie, wskazującymi tylko na jedną awizację, bez informacji o drugim awizowaniu i miejscu pozostawienia przesyłki. Oba te dokumenty korzystają z domniemania prawdziwości jako pochodzące od operatora wyznaczonego, realizującego zadanie publiczne w zakresie doręczania pism organów administracji, a pomiędzy nimi nie powinno być rozbieżności. Skoro listonosz poczynił adnotacje na kopercie co do awizacji, ustalenia organu potwierdzające spełnienie wymagań z art. 44 k.p.a. nie mogły odwoływać się wyłącznie do informacji wynikających z EPO – dokument ten nie może być traktowany jako wyłączny dowód zdarzeń relewantnych na gruncie tego przepisu.

NSA podkreślił, że w świetle wyjątkowości instytucji doręczenia zastępczego oraz zasady zaufania do organów państwa (art. 2 Konstytucji RP w związku z art. 8 § 1 k.p.a.), istotne wątpliwości co do zachowania warunków przewidzianych w art. 44 k.p.a. powinny być rozstrzygane na korzyść strony, a nie na korzyść organu. W konsekwencji, w przypadku niezgodności informacji z EPO z adnotacjami na kopercie dotyczącymi drugiego awizowania, nie dochodzi do skutecznego doręczenia decyzji organu I instancji, co uzasadnia przyjęcie, że termin do wniesienia odwołania nie zaczął biegu.

Link do orzeczenia